Onlinemøder er blevet hverdagen for mange. Men det kræver nye arbejdsmetoder og fokusområder, hvis man skal have et godt samarbejde, når man sidder hver for sig.
Kender du det?
Din kollega sidder halvvejs udenfor billedet. En anden er med på en dårlig forbindelse. Og den tredje hopper ind og ud af mødet. Irriterende… Men når først teknikken er på plads, så kører mødet bare derudaf! Eller hvad? Nej vel… Det er nemlig bare ikke det samme at sidde overfor hinanden fysisk og at sidde overfor hinanden på en skærm. Der er nogle andre mekanismer på spil.
Nye måder at mødes på kræver nye metoder
Én af de største fejl, du kan begå, er at forsøge at overføre de eksisterende arbejdsgange til den digitale verden. For det kan du ikke. Du mangler grundpræmissen – det fysiske nærvær.
Et online møde er ikke det samme som et fysisk møde. Mødets natur bør derfor også ændres, når det foregår online. Møderne skal være mere fleksible. De skal være hyppigere – korte træf bør erstatte lange møder, så man lettere kan checke, at alle er med og har mod på det hele. Det kan endda være, at medarbejderne skal have mulighed for at tjekke ind og ud af møder i stedet for at være med fra start til slut. Det er nemlig ikke lige så nemt at holde fokus til onlinemøder, men det vender vi tilbage til!
Strukturen skal måske også ændres, så folk ved, hvem der siger noget hvornår, og så man ved, hvornår det er ens tur. Til fysiske møder er det naturligt, hvem der tager det næste ord. På videomøder kender du måske, at man nogle gange sidder og kigger på hinanden og venter på, at den næste siger noget. Og når så stilheden endelig bliver brudt, er der to, der taler i munden på hinanden. Derfor kan det give mening på forhånd at give alle mulighed for at byde ind – eksempelvis med en runde i starten.
Desuden skal du passe på, at I ikke kun mødes, når det omhandler faglige emner. Man gør det helt sikkert i en god mening – for ikke at forstyrre hinanden – men det ender i stedet med, at folk kan føle sig isolerede og alene. Når I sidder hjemme, mødes I jo ikke længere over en lille snak ved kaffemaskinen. I siger ikke længere “godmorgen” til hinanden. Eller “god weekend”. Men det bør I måske. Hold en online-fredagsbar, spis frokost sammen online eller drik en kop kaffe sammen fra morgenstunden.
Fordelene ved det digitale møde
Folk er nu ved at være så trygge ved teknologien og det digitale møde, at fordelene for alvor kan sprede sig ud. Hvis du formår at holde gode onlinemøder, så kan det spare dig tid. Du behøver ikke at bruge lige så meget tid på landevejen frem og tilbage fra møder. Det betyder også, at der er mulighed for hyppigere og kortere møder, og man derved lettere kan holde sig ajour med kollegaer, kunder og samarbejdspartnere. Det åbner også op for muligheder for at arbejde på tværs af geografi, som alt andet lige vil give mange flere muligheder i ens forretning.
Men skal du mærke disse fordele, skal du være skarp til onlinemøder. Og det er en anden disciplin end fysiske møder.
Hvad er særlig svært til et onlinemøde? 5 fokusområder
Fokus. Det lovede jeg at vende tilbage til. For det kan som sagt være svært at fokusere, særligt når det foregår online. Hjernen reagerer eksempelvis anderledes, når vi læser online. Forskning viser, at når vi læser ting på en skærm, har vi tendens til at skimme. Vores hjerne har lært, at når vi er online, kan vi når som helst blive forstyrret og sendt i en anden retning. Derfor er hyppigere og kortere møder en god ide.
Vi husker mindre. Faktisk er netop møder nemme at glemme, fordi de fleste af dem er overfyldt med så meget information, at vores hjerne ikke kan overskue det. Du kan jo prøve at tænke tilbage på dit sidste møde og overveje, hvad du sådan egentlig husker fra det? Og når det nu er endnu svære at fokusere online, er det derfor også endnu vigtigere, at man udvælger og er meget klar omkring de pointer, som er allervigtigst til mødet.
Manglende kropssprog. Det er selvfølgelig svært at ændre på… Men du kan bruge det kropssprog, du har. Brug dine øjne. Øjenkontakt frigiver Oxytocin. Oxytocin indgår i hjernens belønningssystem, og det giver en følelse af lykke og velvære – samtidig hjælper det os med at føle os forbundet med andre. Når du kigger i kameraet til et møde, ser det for modtageren ud som om, du kigger dem i øjnene. Derudover har du både hænder og ansigtsmimik, som du kan nå langt med. Brug dine hænder, så dem du sidder overfor kan se, at nu skal de være opmærksomme. Og smil! Vi spejler og kopierer det ansigtsudtryk, vi sidder overfor. Smil smitter rent faktisk. Så husk altid at bruge video.
Skab dialog frem for monolog. Du kan hurtigt gå i præsentationsmode, når du sidder til et onlinemøde. Men du skal huske ikke bare at køre derudaf. Tilføj “pauser”, hvor der er tid til spørgsmål, kommentarer eller måske bare small-talk. Når du skal skabe en relation online, er det endnu vigtigere at spørge ind. Du kan ikke på samme måde aflæse modtageres kropssprog, så for at finde ud af, hvad de tænker, er det nødvendigt at spørge ind. Derfor er det også en god idé at planlægge spørgsmål – måske skrive dem ned – og selvfølgelig huske at stille dem.
Husk feedback. Mange er måske vant til at give feedback, når det lige passer ind – når man lige støder ind på hinanden ved den famøse kaffemaskine. Men feedback er lige så vigtig, hvis ikke endnu vigtigere, når man sidder hver for sig og kun ses online. Det kræver bare ekstra planlægning. Så sæt tid af i kalenderen til feedback. Og sæt tid af ofte.
Vil du høre mere om eller gentænke måden I holder onlinemøder på, så tøv ikke med at kontakte mig!