Hvordan får I folk til bidrage, når I inddrager og samskaber? Her er fire guidelines til at sikre, at I giver folk en reel mulighed for at bidrage.
I har oprettet en platform, hvor borgerne, foreningerne og virksomhederne kan dele deres idéer, meninger og perspektiver. I har arrangeret et borgermøde, hvor folk kan komme og høre om de nye planer og dele deres idéer. Men kun meget få personer kommer til jeres begivenhed eller bruger jeres platform. Hvorfor sker det, når I gerne vil have, at folk bidrager med deres idéer og deltager i processen?
I mit arbejde med samskabelse falder jeg tit over forløb, hvor jeg tydeligt kan se, at processen ikke har været så samskabende og inddragende, som den er tiltænkt – set med “deltagernes” øjne. Så for at du ikke bliver en af dem, der pludselig står med et ikke-samskabende samskabelsesprojekt på hånden, har jeg samlet nogle eksempler på, hvor det tydeligt er gået galt – og jeg kommer selvfølgelig også med fire gode råd til, hvordan I kan designe et mere inddragende og samskabende forløb. Det er nemlig vigtigt at designe forløbet til og med udgangspunkt i de forskellige typer af aktører, som skal være med.
Hvorfor folk ikke deltager, er et ekstra interessant spørgsmål, da der for tiden er en stor kommunal interesse og prestige i at samskabe og inddrage. Her gør borgermøder og ‘del din mening’-platforme det nemt at bryste sig af at samskabe og inddrage. Samtidig bliver spørgsmålet ekstra interessant i denne corona-tid ift. udfordringerne med at samles mange mennesker. Det bliver derfor kun endnu sværere at inddrage borgerne, da borgermøder i sin klassiske forstand næppe kommer til at fungere i den nærmeste fremtid. Borgermøder og platforme er nemlig to af kommunernes mest brugte redskaber til at samskabe og inddrage, da det giver mulighed for, at man hurtigt kan sætte flueben ved, at borgerne, foreningerne og virksomhederne har haft mulighed for at bidrage. Det er dog en ret unuanceret måde at gribe processen an. Borgermøderne og platformene giver som enkeltstående aktiviteter ikke mulighed for, at mange forskellige typer aktører kan være med i processen eller gør, at de ved, at man ønsker at inddrage dem.
Denne tilgang til processen er typisk bygget på holdningen, at hvis det er vigtigt nok for folk at være med, så finder de platformen og prioriterer borgermødet frem for alt andet, der sker på samme tidspunkt. Eller hvis de ikke siger noget, så er de enige. Men når I samskaber og inddrager folk, skal I huske på, at I er i skarp konkurrence om folks tid, prioriteter og opmærksomhed. Hvis man f.eks. skal følge sønnen til fodboldtræning på det givne tidspunkt for borgermødet, så vinder sønnen nok tiden i de fleste tilfælde. Hvis I primært laver SoMe-opslag omkring jeres platform på f.eks. jeres Linkedin-side for Teknik og miljø og kommunens Facebook-side, når I kun et begrænset segment af aktører, der følger disse sider – og måske drukner opslaget alligevel i støjen fra andre medier eller opslag. Hvis I bruger redskaberne på denne måde til at inddrage og samskabe, går det nemt galt, og folk kommer til at føle det som en form for pseudo-inddragelse/samskabelse, da de ikke har haft en reel mulighed for at opdage jeres projekt/initiativ eller være med i processen.
I mit arbejde med samskabelse støder jeg tit på eksempler, hvor man hurtigt fornemmer, at folk ikke har følt sig oprigtigt inddraget. I nedenstående eksempel er det ekstra tydeligt at se, hvordan borgerne har påpeget den manglende inddragelse og klarhed omkring processen. Eksemplet er et længere indlæg, hvor flere andre borgere har kopieret indlægget eller tilkendegivet deres støtte til indlægget. Eksemplet er forkortet og anonymiseret af hensyn til kommunen, borgerne og emnet.
“For det første, på kommunens hjemmeside findes et referat fra et byrådsmøde d. 26. august, hvor der står: “der var ros til et gennemarbejdet oplæg med et højt ambitionsniveau – og det blev fremhævet, at der forud havde været en god og grundig involveringsproces.” Det kan man på mange måder være uenig i; søger jeg på kommunens hjemmeside på høringsportal på ordet “[projekt]plan”, kommer intet frem. I referatet er der ingen datoer på nogen dele af høringsprocessen. Det må ikke være så svært at finde information og engagere sig i kommunens arbejde med [projektet]. Det skal kommunen lave om på.
For det andet, kommunens plan for [projektet] er udviklet af Byrådet, kommunens magistrater og medarbejdere – uden inddragelse af kommunens borgere. Det har ikke været muligt på grund af Covid-19, siger de. Det er en dårlig undskyldning! Der er mange alternativer til traditionelle, fysiske borgermøder. Det har f.eks. Joe Biden vist i USA, hvor der altså bor 328 millioner mod x-antal tusind i kommunen. Kommunen skal forbedre inddragelsen.”
Eksemplet er en god pointe om, at der findes mange aktører, som virkelig ønsker at være med i processen og gerne vil finde ud af, hvordan de kan bidrage. Hvis I ikke skal havne i samme situation som kommunen ovenfor næste gang, I forsøger at samskabe eller inddrage, er det måske på tide at se på, hvordan jeres processer er for at inddrage borgerne. Inddrager I dem virkelig, eller tror I bare, at I inddrager dem? Måske skal processen justeres, eller måske skal den designes helt fra ny.
For at designe processen på ny, på ægte inddragende vis, anbefaler jeg, at I bruger DART-modellen, som jeres guideline til, hvordan forløbet kan gøres mere åbent og gennemsigtigt for alle. DART står for Dialog, Adgang, Risiko/fordele og Transparens og kan fungere som jeres grundpiller til, hvordan I samskaber og inddrager.
- Dialog: Målet er, når man samskaber og inddrager, at komme i en dyb dialog med alle de aktører, som ønsker at være med, og som kan komme med værdifulde inputs til emnet. I skal derfor finde ud af, hvilke typer af aktører I gerne vil i dialog med, og hvordan denne dialog kan opstartes. I skal derfor finde vejen hen til, hvordan I fanger de forskellige aktørers opmærksomhed. Eller sagt på en anden måde – det er dermed ikke nok at dele et borgermøde på kommunens side med en forventning om, at aktørerne selv finder det.
- Adgang: Her skal I have fokus på at skabe adgang og muligheder for, at de forskellige typer af aktører kan bidrage med deres idéer og meninger til emnet. Her kan borgermøder og ‘del din mening’-platforme være nogle af redskaberne. Men hvis I vil den dybe dialog med de forskellige aktører, skal I sikre, at de har en reel mulighed for at finde informationerne og deltage. Her er det vigtigt, at I matcher adgangen til de forskellige målgrupper, deres behov og sikrer en bred adgang til alle.
- Risiko/fordele: Når man åbner et emne eller projekt op for andre aktører, vil det altid indebærer nye positive muligheder og nye risici. Måske vil de involverede aktører trække projektet i en hel anden retning, måske kan der skabes nye værdifulde relationer mellem forskellige typer af borgere eller noget helt andet. Her er det vigtigt at lave en analyse af de forskellige mulige udfald, som man kan forestille sig, der kan ske i processen.
- Transparens: Vær gennemsigtig omkring, hvornår, hvordan og på hvilke områder, folk kan bidrage med deres idéer, behov og løsninger. Her skal I gøre det tydeligt, hvor lang tid aktører kan deltage, strukturen for beslutningsprocesserne, hvilke arrangementer der er tilknyttet processen og hvorfor I vil inddrage aktørerne.
Med DART sikrer I, at I indtænker og designer jeres inddragelse- og samskabelses-forløb ud fra nogle grundlæggende elementer, som gør, at I når bredere ud til aktører, forløbet bliver mere gennemskueligt for alle parter og det giver folk en reel mulighed for at bidrage.
Hos Innovation Lab arbejder vi selv med inddragelse og samskabelse ud fra disse grundpiller. Her har vi bl.a. udarbejdet et forløb til, hvordan kommunerne kan samskabe på klima-området kommunens forskellige aktører. Vi kalder forløbet 100GRØNNE. Tag endelig kontakt til mig, hvis I vil høre mere om, hvordan I kan inddrage og samskabe i jeres kommune.