Vidensdeling i en corona-tid: Hvorfor og hvordan?

COVID-19 har tvunget virksomheder til at ændre deres adfærd og normer relativt hurtigt, hvorfor vi nu ser konsekvenserne af halvfærdige løsninger, der ikke virker i det lange løb. Vidensdeling på tværs af organisationen har altid været centralt i form af intranet og kollegial sparring, men når fjernarbejde og onlinemøder bliver en integreret del af arbejdsdagen, udfordres vores sædvanlige måder at sprede og indhente viden på. Derfor må der tænkes i andre baner for at nå de langsigtede mål.

Vidensdeling som vi kender det

For at forstå, hvordan viden skal håndteres, er det vigtigt først at forstå, hvordan viden i en organisation spredes. Vidensdeling er både afhængigt af sociale og kulturelle faktorer, men også rationelle og institutionaliserede faktorer. Det er virksomheden IDEO et godt eksempel på. IDEO har dedikeret en væg til at stille et spørgsmål, som medarbejderne kan give inputs til. Idévæggen udsprang af den bramfrihed, som Alan Ratliff, medarbejder hos IDEO, så på toiletbåsvæggene, hvor mennesker uden tilknytning til hinanden kunne dele deres følelser og idéer i et offentligt rum. Skønt det ikke var på toilettet, omfavnede IDEO’s kreative kultur tilgangen og en idévæg blev implementeret på kontoret. Når én medarbejder svarer på et spørgsmål, kan andre inspireres til at udvikle egne kompetencer og skabe mening i eget arbejdsliv. Væggen repræsenterer den kultur, som IDEO har skabt om at kompetenceudvikle gennem kreativitet. Socialiteten i at være med i et lærende fællesskab bliver dermed en del af den institutionaliserede identitet i organisationen. 

Et andet eksempel på fysisk indretning til vidensdeling er Google, som har etableret over 1300 mikrokøkkener fordelt på 70 kontorer i verden, hvor medarbejderne både kan mødes for at tanke op på mad og drikke, men også som et socialt mødested, hvor de kan udveksle erfaringer fra arbejds- og privatliv. Når du er social på arbejdspladsen, involverer det ofte snak omkring de ting, der foregår i dit arbejdsrelaterede liv. Også hvis du taler med dine kollegaer om, hvordan det går i deres private liv, kan det influere beslutninger, der vedrører dit arbejde. Vores omgivelser påvirker vores liv og deraf også vores arbejdsliv og den indsats, vi yder. Derfor skal de uformelle snakke på arbejdet ikke tages for givet, da personlige mål i arbejdslivet og privatlivet oftest påvirker hinanden. Et ubalanceret arbejdsliv påvirker privatlivet og vice versa, hvilket især kommer til udtryk nu, hvor mange arbejder hjemmefra. 

I begge ovenstående eksempler er den fysiske indretning blevet en katalysator for vidensdeling. Dog kan det være vanskeligt at udvikle stabile rutiner, der maksimerer et flow af viden, når medarbejderne sidder alene bag en skærm. Spørgsmålet der er særligt relevant er nu, hvordan vi virtuelt vidensdeler og sparrer med vores kollegaer og øvrige netværk, efter corona har skabt en “new normal”. Ét er at identificere de muligheder, der åbner sig som følge af krisen, men det er ikke det samme som at gribe dem. Færre end 30 % af ledere føler, at de er klædt på til at møde de forandringer, de ser komme, som følge af coronakrisen. Derfor får du her mine bedste bud på nogle af de platforme, som du skal være ekstra opmærksom på i fremtiden. 

Digitale platforme

Den teknologiske udvikling inden for vidensdelingsplatforme har for alvor vundet indpas i de hjemmearbejdendes hverdag. Det er vigtigt at forstå, at teknologisk fremsyn ikke blot handler om at have installeret den rigtige version af Zoom eller at have en hurtig internetforbindelse, så videomødet ikke afsluttes midtvejs. Det handler også om at have gjort sig nogle tanker om, hvordan teknologien forbinder mennesker og kan understøtte hverdagens arbejdsprocesser.

Miro og Mural er to eksempler på digitale platforme, som danner ramme om vidensdeling gennem visuelt samarbejde. Ved at tale ind i den adfærd og de normer, som vi kender fra fysiske møder, som eks. notetagning, kaffepauser, eller skitsering, overfører vi nogle af de tankemønstre og vaner, som vi kender og er trygge ved. På den måde undgås en ubevidst modstand mod forandring, som ofte kan opstå, når mennesker møder noget nyt og ukendt. Især bliver denne mentalitet sat i spil, når det nye og ukendte samtidig er upraktisk og vanskeligt at gennemskue, hvorfor det er ekstra vigtigt med brugervenlige digitale formater, som tiltaler flere brugergrupper. Miro og Murals interaktive formater forbinder brugerne med hinanden og er især brugbare i agile arbejdsprocesser, hvor det er nødvendigt at kunne visualisere idéer og forme koncepter, mens de udformes. På den måde understøttes samskabende teamwork, så den kollektive kreativitet bliver udnyttet.

En anden vidensdelings- og kommunikationsplatform, der kan fremhæves, er Elium, som internt organiserer informationsflowet i organisationen efter dine behov. En af de store udfordringer, corona har sat os overfor, er, at innovationskraften i organisationer er faldet, fordi vi ikke bliver forstyrret af kollegers inputs, som kan sætte nye tanker i gang. Elium hjælper din virksomhed med at samle viden inden for de områder, som I definerer. Når medarbejdere gemmer deres viden og informationer på forskellige lukkede platforme, afholder de samtidig andre fra at få del i denne viden. Et studie har vist at 20 % af din arbejdsdag går med at finde informationer. Med Elium kan du nemt dele interessant viden med kollegaer gennem templates, som du selv bestemmer, så de er tilpasset behovene i din organisation. Søg efter hashtags, find viden i emnekategoriserede mapper eller skriv en blog om det, du selv har fundet ud af.

Hvor Elium sætter rammerne for videndeling som en manuel aktivitet, der forbinder medarbejderne på tværs af organisationen, har Swisscom udarbejdet et AI system, til automatiseret vidensdeling og kompetenceudvikling. Swisscom har arbejdet med Ask the Brain siden 2013, og systemet kortlægger viden i din virksomhed ved hjælp af selvlæringsalgoritmer og intelligente neurale netværk. Du kan læse mere om Artificial Intelligence i min kollega Louise’s blog her. Ask the Brain udveksler viden intraorganisatorisk uden, at medarbejderne skal miste tid ved at søge på intranettet eller stjæle andres tid gennem utallige mails. I stedet lærer Ask the Brain gennem spørgsmål der stilles og besvares. I et forsøg over fem måneder kunne 95 % af de stillede spørgsmål besvares af  medarbejderfællesskabet, hvoraf næsten halvdelen kunne besvares inden for de første to timer.

I samme genre finder vi Docebo, som er en AI-baseret læringsløsning, der er designet til at skabe immersive læringsoplevelser, der kan træne kunder, partnere og medarbejdere. Docebo tillader brugeren at stille spørgsmål til din organisation repræsenteret af en nøglemedarbejder. Spørgsmålene bliver besvaret, kategoriseret og gemt, så viden bliver samlet til fremtidige nysgerrige medarbejdere. Det er også muligt selv at fylde informationer i systemet, som kan bruges til onboarding, kompetenceudvikling, osv. for kontinuerligt at holde din organisation i trit med udviklingen.

Hvad skal I tage højde for i vidensdeling?

Selvom fordelene ved digitale vidensdelingsværktøjer er mange, må vi ikke glemme at stille os kritiske over for de aspekter, vi mister i det digitale arbejdsmiljø. De sociale bånd, vi danner i de uformelle omgange på arbejdspladsen, har stor indvirkning på vores sundhed. Digitale kaffemøder eller watercooler pauser, hvor uformelle samtaler er det eneste formål, kan virke unødvendige og ressourcekrævende for arbejdsgiver, men kan i sidste ende betyde øget organisatorisk udvikling. Et studie har vist, at de medarbejdere, der var mest sociale og interagerende med deres kollegaer, også var mest produktive.

Det betyder, at din organisation skal overveje, hvordan de uformelle og formelle møder mellem medarbejdere udformes. Vidensdeling skal derfor implementeres på en struktureret og meningsgivende måde, så det bidrager til et overordnet formål, som medarbejderne også kan ræsonnere med. Uden en meningsskabende tilgang vil værktøjerne nemlig bare blive endnu et døgnfluetiltag, som det ender med at vi ikke orker at implementere i vores hverdag i en tid, hvor alt andet også er nyt. Det er derfor ikke nok blot at implementere infrastrukturer og redskaber – de skal også adopteres i den organisatoriske adfærd i et strategisk øjemed gennem ledelse og forpligtelse. 

Jeg håber, du er blevet inspireret af mine tanker og råd om god vidensdeling. Er du nysgerrig på, hvordan du kommer i gang med at vidensdele bedre digitalt, kan vi f.eks. hjælpe dig i gang med at holde bedre onlinemøder.