Vi skal være agile. Eller skal vi? Inden du springer hovedkulds ud i agil omstrukturering, er der i hvert fald fire faldgruber, du skal kende til.
Vi skal kunne bevæge os hurtigt for at følge med konkurrenterne. Vi skal nemt kunne omstille os, når forholdene ændres. Vi skal være agile. Vi hører om agilitet alle steder – det virker som et magisk kodeord til succes. Men hvad er, og hvad kan agilitet egentlig? Agil kommer af det latinske ord, agilis, som betyder: noget der hurtigt, let og smidigt kan bevæge sig. Det minder om et andet velkendt begreb, omstillingsparat, som betyder villighed til at omstille sig og tilpasse sig nye behov og krav. Det lyder jo meget positivt at være agil. Hvem vil ikke være bevægelig og følge med og tilpasse sig ændringerne i omverdenen? Agil er godt, men alt med måde.
Agilitet må ikke være dit mål – men et middel til at nå det. Du skal spørge dig selv, hvorfor agil? Hvad er formålet med det? Hvorfor bliver vi det, og hvad skal det bruges til at opnå? Agilitet skaber ikke i sig selv mere vækst eller en bedre arbejdsplads. Der skal være en klar grund, som alle i organisationen kan forholde sig til. For hvis du vil være agil, skal du gå all in. Der er ting, du skal give op på – såsom hierarki, formelle møder og detaljeret planlægning. Erstatningen vil være selvstændige teams og uformelle netværk. Det kræver, at du er indstillet og klar – ellers kan det ende med at skade mere, end det gavner. Derfor er der faldgruber, du skal have for øje, hvis du vil bevæge dig i en agil retning.
Teams som agile enheder
Det er ikke sikkert, det er en nødvendighed for dig at gribe fat i samtlige elementer i Scrum- eller Kanban-modellen for at blive agil. Det er ikke sikkert, det passer til din situation. Du skal tage de elementer i det agile mindset til dig, som giver mening. Et element i at arbejde mere agilt er at arbejde i teams. At arbejde i teams er et centralt element i de fleste agile metoder. Spørger du mig, er teams er fremtidens organisatoriske byggesten. De rette kompetencer samlet i et team kombineret med maksimalt råderum betyder forkortet vej fra ide til handling. Det gør det nemmere at bevæge sig hurtigt og følge med i den digitale hurtigskiftende verden. Ser du på den agile metode/tankegang, er det ikke så meget det, at små teams virker bedre, fordi de følger en bestemt agil metode. Små teams virker bedre, fordi det er muligt for dem, at følge netop den arbejdsmetode, der giver dem de bedste forhold for at opnå succes.
Lær fra giganterne
Vil du være mere agil og og vælger at arbejde i teams, skal du være realistisk. Det er ikke sikkert, at enhver funktion i din organisation skal være organiseret i agile teams. Det er ikke alle aktiviteter, hvor agile teams er det mest meningsfulde. Hvis du vil være mere agil og bruge teams som metode, så giver det bedst mening at afprøve og udrulle det i hold. På den måde kan du indsamle data og vurdere, hvor det virker, og hvor det ikke virker. Bosch, som er en af frontrunnerne inden agile arbejdsmetoder, påpeger også i et interview i Harvard Business Review, at netop “bølger af teams” er en effektiv måde at lære af egne erfaringer og skabe bedre forhold for succes – fordi det kan være svært at vide, hvor mange teams du egentlig har behov for. Går du fra en klassisk hierarkisk opbygning, hvordan ved du så, hvor mange teams, du kan sætte i søen, inden der udbryder kaos? Ved at starte med ét team og opsamle data derfra kan du begynde at opveje fordele og ulemper og holde øje med værdien i den øgede agilitet. Fordelen og værdien ved at bruge agile teams kan være rent finansielt i forhold til kunder og deres tilfredshed, eller det kan være inden for medarbejder-performance. Omkostningerne kan være de finansielle investeringer og de udfordringer, der rent organisatorisk følger med. Næste skridt er at bruge din matematiske logiske sans. Hvis fordelen vægter mere end omkostningerne, så er I på rette spor, og du kan sende flere teams afsted. Hvis ikke, kan du pause og udforske måder at øge værdien i af de teams, der allerede er i gang. Her er flere faldgruber, som kan være værdifulde at have for øje.
Fire faldgruber ved at arbejde i agile teams:
- Manglende onboarding – Manglende guidning og vejledning i, hvordan arbejdsmetoder og strukturer fungerer, fører til forvirring og manglende konsensus.
- Teamet falder tilbage i gamle vaner – Der mangler nogen til at hjælpe med at holde teamet på rette spor. Skal du arbejde med nye mennesker, nye opgaver og arbejdsgange, skal du bruge en masse energi. Det nemmeste er at falde tilbage i gamle roller og vaner. Derfor er der brug for en, der kan guide og sørge for, at teammedlemmerne aktiviteter er afstemt i forhold til opgaven.
- Teamet er ikke omhyggeligt med brugen af retrospektiv – Vi vil ofte gerne fremad og gerne hurtigt, derfor glemmer vi at kigge tilbage. Men det er, når du stopper op og evaluerer på det positive og negative, at du lærer.
- Ulige arbejdsbyrder – Er du ikke påpasselig, kan det ende med, at det altid er de samme i teamet, der påtager sig arbejdsbyrden. Fordi nogle finder arbejdsmetoden mere naturlig end andre. Det er derfor vigtigt, at alle på teamet har en funktion, hvor deres bidrag er nødvendigt.
Hvad er vigtigst?
Agilitet er i sig selv godt, men må ikke stå alene. Tag det ikke bare ind, fordi det er et buzzword, som dine konkurrenter bruger. Tag det ind, hvor det giver mening. Det kræver, at du er grundig forberedt. Det kræver, at dine medarbejdere og organisation er forberedt. Det kræver, at forventningerne er afstemt. Det kræver fokus. Nogle gange skal man måske være ubevægelig og stå fast ved det vigtigste, ellers kan man risikere at miste overblikket. For hvis du hele tiden er i bevægelse og ved at tilpasse dig, så skifter du også hele tiden fokus. Den svære del er at vide, hvordan man får lavet det vigtigste. Vil du for alvor være agil, så handler det om at finde ud af, hvad det vigtigste er og tage et skridt af gangen, indtil du er færdig. Her kan teams være et middel til at være agil og nå målet, hvad end det drejer som om forbedret produktivitet, forhøjet innovation eller bedre medarbejdertilfredshed. De, der lykkes med agilitet, er ikke bare de teams, der vil gøre mere, hurtigere – det er de teams, der forstår at finde det vigtigste mål og holde øjet på det.
Er du interesseret i at høre mere, eller er du klar til at optimere eller gentænke den måde, I arbejder sammen på, så tøv ikke med at kontakte mig.